Cada administrador conoce bien esta escena: alguien del consejo pide un acta de hace dos años, pero no aparece. Está en papel, en un correo viejo, en una USB perdida o en una carpeta que cambió de manos varias veces. Recuperarla toma horas… o nunca llega.
Las actas son documentos legales y obligatorios, pero su gestión suele ser uno de los procesos más desordenados dentro de la propiedad horizontal. La falta de estandarización y la rotación de administradores hacen que sea muy fácil perder información crítica.
¿Por qué es tan importante tener las actas centralizadas y organizadas?
- Porque son el soporte legal de las decisiones de la asamblea y el consejo.
- Porque evitan conflictos por interpretaciones erróneas o falta de evidencia.
- Porque permiten continuidad administrativa, incluso cuando hay cambios de administración.
- Porque protegen a la copropiedad en caso de reclamaciones o procesos legales.
Una buena gestión de actas debería incluir:
- Un repositorio único y seguro
Nada de archivos regados en correos o carpetas personales. - Carga fácil de nuevas actas
Subir el PDF o documento final sin necesidad de procesos complicados. - Búsqueda rápida por fecha, tema o palabra clave
Para encontrar en segundos una decisión tomada hace años. - Control de versiones y fechas
Saber cuál es el acta oficial y evitar modificaciones indebidas. - Acceso según perfiles
El consejo, la administración o los propietarios pueden tener distintos niveles de acceso según sus responsabilidades.
Cuando las actas están organizadas y centralizadas, la administración fluye.
No hay discusiones sobre “qué se aprobó”, no se pierden documentos y las decisiones quedan claras para todos los involucrados.
Gestionar actas no debería ser una tarea pesada. Con una herramienta diseñada para propiedad horizontal, se convierte en un proceso transparente, seguro y simpl
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